Docuware

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DocuWare es un software de sistema de gestión documental con tecnología avanzada para la gestión de contenido empresarial profesional. Instale la solución DocuWare On Premise en sus servidores y toda la empresa podrá utilizarla. Gracias a nuestra modalidad de licencia flexible y a los distintos módulos de software, puede adaptar el programa al máximo a su forma de trabajar y a las necesidades de su empresa.

Ventajas

  • Interfaz intuitiva
  • Gestión sencilla
  • Integración rápida
  • Seguridad total para sus datos
  • Capacidad de ampliación flexible
  • Estabilidad de cara al futuro

Transparencia y flexibilidad con nuestra modalidad de licencia in situ

DocuWare On Premise incluye licencias para el servidor, para los usuarios y para los módulos adicionales. El partner autorizado de DocuWare le enviará información detallada sobre nuestro modelo de licencia.

Server

DocuWare está disponible en diferentes versiones de servidor, clasificadas según su capacidad funcional.lego La modalidad más adecuada para su empresa depende de sus requisitos: para empresas pequeñas, una solución estándar sencilla suele ser suficiente; sin embargo, las empresas medianas y grandes requieren una solución de gestión documental con una capacidad funcional flexible y ampliable, sin limitaciones en cuanto al tamaño de los archivos, máxima capacidad de ampliación, así como opciones de seguridad y codificación especiales.

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Licencias de usuario

Todos los usuarios de DocuWare necesitan una licencia de usuario para iniciar sesión. Los empleados que necesitan poder trabajar con DocuWare en todo momento y sin limitaciones utilizan una licencia con nombre asignada de forma permanente. Para un uso ocasional, recomendamos compartir una licencia concurrente entre varias personas. Puede haber registrados a la vez tantos usuarios en el sistema como licencias concurrentes disponibles.

Licencias de módulo adicional

Además del abanico de opciones que incluye la licencia de servidor, puede ampliar la capacidad funcional de DocuWare por separado con módulos adicionales. Por ejemplo, para integrar la gestión documental en otras aplicaciones con fines de almacenamiento y búsqueda, o para implementar flujos de documentos complejos. Con la adquisición de una licencia de módulo adicional, puede ampliar la capacidad funcional del programa para todos los usuarios de una organización.

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Módulos Adicionales

El software básico de DocuWare se puede complementar con módulos adicionales que amplían sus funciones en el momento que lo desee. La mayoría de estos módulos ya están incluidos en la solución SaaS DocuWare Cloud.

Integración de DocuWare en aplicaciones externas
Mediante Smart Connect podrá conectar cualquier programa con el archivador central de documentos de DocuWare sin ningún coste de programación. Con solo pulsar un botón, accederá desde el registro de la aplicación externa al documento correspondiente que está archivado en el archivador central de documentos.

Un equipo potente: DocuWare y Microsoft Outlook
Con Connect to Outlook podrá archivar sus mensajes de correo electrónico en DocuWare directamente desde MS Outlook. Asimismo, le será igual de fácil acceder a los mensajes de correo electrónico archivados mediante la búsqueda rápida para poder consultar en pocos segundos la última correspondenciacon un cliente. Los ajustes se pueden administrar de forma sencilla y centralizada. Connect to Outlook se integra perfectamente en su entorno de trabajo habitual en Outlook.

Gestión Documental Móvil

DocuWare Mobile le permite acceder a un archivador DocuWare directamente desde su smartphone o tablet. Puede cargar documentos, verlos en pantalla y transmitirlas en el flujo de trabajo. Una característica especial de sello se ha integrado para esto. Con DocuWare Mobile, estos dispositivos están ahora aún mejor adaptados para su uso comercial.

Indexación automática de documentos archivados desde una fuente de datos externa, Muchos de los documentos que se necesitan archivar ya tendrán criterios de categorización y palabras de búsqueda en el sistema de TI. DocuWare Autoindex transfiere los datos y los agrega al archivador como palabras clave. Se eliminan las entradas manuales y el archivado también se automatiza.

Optimice sus procesos empresariales basados en documentos, Establezca reglas claras para procesar documentos a fin de optimizar sus procesos empresariales con DocuWare Workflow Manager. Funciona con una interfaz gráfica de usuario de alto rendimiento denominada Workflow Designer, que permite crear y editar flujos de trabajo con facilidad. No es necesario gastar dinero en programación, ya que puede desarrollar desde procesos sencillos hasta procesos realmente complejos utilizando símbolos fáciles de reconocer. Puede asignar empleados y tareas, y definir reglas de sustitución en caso de que el empleado responsable del proceso se encuentre fuera de la oficina. También puede determinar qué evento activará un flujo de trabajo, por ejemplo el archivado de una factura entrante. Y, por supuesto, puede realizar un seguimiento de todos los procesos.

Códigos de barras: realmente útiles. Los códigos de barras pueden simplificar considerablemente numerosos procesos empresariales. Por ejemplo, ¿sueña con poder escanear y archivar en un solo paso la gran cantidad de facturas que recibe? Con Barcode & Forms es posible: adjunte una etiqueta de código de barras a la primera página de cada factura y escanee todos los documentos juntos en un solo lote. Cada código de barras nuevo identifica un documento nuevo. DocuWare lee el número de código de barras como número de factura y lo emplea en todo el proceso de indexación y archivado. De este modo, el documento también se identifica de manera única, en toda la compañía, para todos los departamentos y sistemas.

Archivado automático y organizado de documentos ubicados en carpetas supervisadas. DocuWare Import permite importar documentos de manera fácil y eficaz directamente al sistema DocuWare. El módulo funciona en segundo plano supervisando las carpetas seleccionadas en el sistema de archivos o en la red para mover automáticamente todos los archivos entrantes a DocuWare, donde pueden indexarse según sus necesidades.

DocuWare Import se ha desarrollado para empresas que procesan grandes volúmenes de documentos. Este módulo de productividad es especialmente útil con escáneres de red o programas de ERP que generan un elevado número de documentos.

Gestión integrada del correo electrónico, Con Connect to Mail, los usuarios de Gmail y Microsoft Exchange pueden organizar y archivar mensajes de correo electrónico de forma rápida y eficaz en DocuWare. Connect to Mail supervisa una carpeta en la bandeja de entrada. Desde ahí, el correo electrónico entrante se transfiere automáticamente al sistema DocuWare. Si el usuario ha especificado anteriormente criterios para el archivado, Connect to Mail también puede indexar los mensajes de correo electrónico de forma automática. La gestión conjunta del correo electrónico y el resto de documentos en una sola solución de gestión documental simplifica y mejora la organización de los contenidos relacionados. Ahora puede utilizar Connect to Mail para combinar la comodidad que ofrecen las cuentas de correo electrónico basadas en la web con la eficacia y las funciones de DocuWare.

Intelligent Indexing revoluciona el archivado en papel, Intelligent Indexing de DocuWare transforma la indexación de documentos en un proceso eficaz que ahorra tiempo y pone fin a la necesidad de archivar manualmente los documentos.

Gestión documental con fotocopiadoras digitales, Convierta su fotocopiadora digital en un dispositivo todoterreno para sus documentos: con DocuWare Connect to MFP, haga que su fotocopiadora sea compatible con los archivadores de DocuWare. Mientras escanea, la herramienta archiva los documentos en el mismo proceso de trabajo y los guarda en el archivador central de documentos. Todos los usuarios autorizados pueden acceder a dichos documentos de inmediato. Pero todavía hay más: puede acceder a sus documentos archivados desde la fotocopiadora siempre para imprimirlos y llevárselos de la manera más rápida y práctica.